RFID ഫയൽ മാനേജ്മെന്റ് സൊല്യൂഷൻ: ഫയൽ തിരയലിനെ "വൈക്കോൽ കൂനയിൽ സൂചി തിരയുന്നു" എന്നതിൽ നിന്ന് "ഒറ്റ ക്ലിക്ക് ലൊക്കേഷൻ" എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുന്നു.

ആർക്കൈവ് മാനേജ്മെന്റിൽ ഈ പ്രശ്നങ്ങൾ നിങ്ങൾ നേരിട്ടിട്ടുണ്ടോ?

● ആർക്കൈവ് കാറ്റലോഗിംഗ് പ്രക്രിയ സങ്കീർണ്ണവും കാര്യക്ഷമമല്ലാത്തതുമാണ്, കൂടാതെ ഇത് സംഘടിപ്പിക്കാൻ വളരെ സമയമെടുക്കും.

● ആർക്കൈവുകൾ പരിശോധിക്കാൻ വളരെ സമയമെടുക്കും, കൂടാതെ കൺസൾട്ടേഷന്റെ കൃത്യത ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റാൻ പ്രയാസവുമാണ്.

● ആർക്കൈവ് സംഭരണത്തിന്റെ ക്രമം എളുപ്പത്തിൽ തടസ്സപ്പെടും, ഒരിക്കൽ അത് നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ, അത് കണ്ടെത്താൻ പ്രയാസമാണ്.

● ആർക്കൈവുകളുടെ ഇൻവെന്ററി പ്രവർത്തനം അശാസ്ത്രീയമാണ്.

● പൊതു ആർക്കൈവുകളുടെ ഉപയോഗ നിരക്ക് ഉയർന്നതല്ല.

● ആർക്കൈവ് രഹസ്യാത്മക ജോലികൾ ഇപ്പോഴും മാനുഷിക അധ്വാനത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു, രഹസ്യാത്മകത മോശമാണ്, അപകടസാധ്യത കൂടുതലാണ്.

● ആർക്കൈവ് നഷ്ടം തടയൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പിന്നോട്ടാണ്, കൂടാതെ നിരവധി വിലയേറിയ ആർക്കൈവുകൾ കേടാകുകയോ നഷ്ടപ്പെടുകയോ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.

RFID ആർക്കൈവ് മാനേജ്മെന്റ് സാങ്കേതികവിദ്യ ഈ പ്രശ്നങ്ങളെ ചരിത്രമാക്കുന്നു

01

RFID ഫയൽ മാനേജ്മെന്റ് എന്താണ്?

ലളിതമായി പറഞ്ഞാൽ, ഓരോ ഫയലിലും ഒരു "ഇലക്ട്രോണിക് ഐഡി കാർഡ്" (RFID ടാഗ്) ഘടിപ്പിക്കുക, തുടർന്ന് അത് വേഗത്തിൽ തിരിച്ചറിയാനും കൈകാര്യം ചെയ്യാനും സ്മാർട്ട് ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക എന്നതാണ്. പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ:

※ ഇലക്ട്രോണിക് ടാഗ്: ഫയൽ ബാഗിൽ/ഫയലിൽ ഘടിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, അദ്വിതീയ നമ്പർ.

※ വായനയ്ക്കും എഴുത്തിനും ഉള്ള ഉപകരണങ്ങൾ: ഹാൻഡ്‌ഹെൽഡ് ഉപകരണം, ചാനൽ വാതിൽ, സ്മാർട്ട് കാബിനറ്റ് മുതലായവ.

※ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം: ഏത് സമയത്തും ഫയലുകളുടെ സ്ഥാനവും നിലയും പരിശോധിക്കാൻ കമ്പ്യൂട്ടർ/മൊബൈൽ ഫോൺ

02

ഫയൽ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ RFID എങ്ങനെയാണ് പരിഹരിക്കുന്നത്?

പെയിൻ പോയിന്റ് 1: മാനുവൽ തിരയൽ വളരെ മന്ദഗതിയിലാണ്, ഓരോ ഫയലിനും ശരാശരി 15 മിനിറ്റ് എടുക്കും.

RFID പരിഹാരം: 3 സെക്കൻഡിനുള്ളിൽ ഫയൽ കണ്ടെത്താൻ ഒരു ഹാൻഡ്‌ഹെൽഡ് ഉപകരണം ഉപയോഗിച്ച് സ്കാൻ ചെയ്യുക.

കേസ്: കോടതി അംഗീകരിച്ചതിനുശേഷം, ഫയൽ കൈമാറ്റത്തിനുള്ള സമയം 30 മിനിറ്റിൽ നിന്ന് 1 മിനിറ്റായി കുറച്ചു.

പെയിൻ പോയിന്റ് 2: സാധനങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നത് എളുപ്പമാണ്, കടം വാങ്ങൽ രജിസ്ട്രേഷൻ ബുക്കിലെ രേഖകൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നതും എളുപ്പമാണ്.

RFID പരിഹാരം: ചാനൽ വാതിലിലൂടെ കടന്നുപോകുമ്പോൾ ഫയൽ സ്വയമേവ പ്രവേശനവും പുറത്തുകടപ്പും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു, കൂടാതെ കാലഹരണ തീയതിക്ക് ശേഷം അത് തിരികെ നൽകിയില്ലെങ്കിൽ യാന്ത്രികമായി ഓർമ്മപ്പെടുത്തുന്നു.

പ്രഭാവം: ഒരു പ്രത്യേക ആർക്കൈവിന്റെ നഷ്ട നിരക്ക് 95% കുറഞ്ഞു.

പെയിൻ പോയിന്റ് 3: ഇൻവെന്ററിയിൽ സൂക്ഷിക്കാൻ സമയമെടുക്കും, 10 പേർക്ക് 10,000 ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ 1 ആഴ്ച എടുക്കും.

RFID പരിഹാരം: ഹാൻഡ്‌ഹെൽഡ് ഉപകരണം ഷെൽഫിലൂടെ നടന്ന് മുഴുവൻ ലൈബ്രറിയുടെയും ഇൻവെന്ററി ഒരു മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കുന്നു.

ഡാറ്റ: ഇൻവെന്ററി കാര്യക്ഷമത 20 മടങ്ങ് വർദ്ധിച്ചു.

03

RFID ഫയൽ മാനേജ്മെന്റ് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള മൂന്ന് ഘട്ടങ്ങൾ

ഘട്ടം 1

ലേബലിംഗ്: ഓരോ ഫയലിലും ഒരു ആന്റി-മെറ്റൽ/പേപ്പർ RFID ലേബൽ (ഒരു സ്റ്റാമ്പിന്റെ വലിപ്പം) ഘടിപ്പിക്കുക.

ലേബൽ വിവരങ്ങൾ: ഫയൽ നമ്പർ, പേര്, രഹസ്യാത്മകത നില മുതലായവ.

ഘട്ടം 2

ഘട്ടം 3

സിസ്റ്റം സ്വയമേവ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു: ആരാണ് ഇത് കടം വാങ്ങിയത്? എപ്പോഴാണ് നിങ്ങൾ ഇത് കടം വാങ്ങിയത്? ഫയൽ ഇപ്പോൾ എവിടെയാണ്? സംഭരണ ​​നില സാധാരണമാണോ?

04

ബാർകോഡിന് പകരം RFID തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

● വിന്യസിക്കേണ്ടതില്ല: ഫയലുകൾ അടുക്കി വച്ചിരിക്കുമ്പോഴും തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയും.

● ബാച്ച് റീഡിംഗ്: ഒരു സമയം മുഴുവൻ ഫയലുകളുടെ ഒരു ബോക്സ് സ്കാൻ ചെയ്യുക

● ശക്തമായ ഈട്: ലേബലിന്റെ ആയുസ്സ് 10 വർഷത്തിൽ കൂടുതലാണ്

05

ഏത് യൂണിറ്റുകളാണ് അനുയോജ്യം?

✅ ഗവൺമെന്റ് ആർക്കൈവ്സ്

✅ ആശുപത്രി മെഡിക്കൽ രേഖകൾ

✅ എന്റർപ്രൈസ് കോൺട്രാക്റ്റ് റൂം

✅ സ്കൂൾ ആർക്കൈവ്സ് സെന്റർ

✅ പൊതു സുരക്ഷ, പ്രൊക്യുറേറ്റോറിയൽ, ജുഡീഷ്യൽ ഫയലുകൾ

06

ഭാവിയിൽ ഇത് കൂടുതൽ മികച്ചതായിരിക്കും!

AI പ്രവചനം: കടം വാങ്ങുന്ന ആവൃത്തി അനുസരിച്ച് സംഭരണ ​​സ്ഥലം യാന്ത്രികമായി ക്രമീകരിക്കുക.

താപനിലയും ഈർപ്പവും നിരീക്ഷിക്കൽ: വിലയേറിയ ആർക്കൈവുകൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിന് ടാഗുകൾ സെൻസറുകളെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു.

ബ്ലോക്ക്‌ചെയിൻ തെളിവ് സംഭരണം: ആർക്കൈവ് സർക്കുലേഷൻ റെക്കോർഡുകൾ കൃത്രിമമാക്കാൻ കഴിയില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

സംഗ്രഹം: RFID ആർക്കൈവ് മാനേജ്മെന്റ് “ഡെഡ് ആർക്കൈവുകളെ” “ലൈവ് ഡാറ്റ” ആക്കി മാറ്റുന്നു, ഇത് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാരെ ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലിയിൽ നിന്ന് മോചിപ്പിക്കുന്നു. ഫയലുകൾ കണ്ടെത്തുന്നതിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഇപ്പോഴും തലവേദനയുണ്ടെങ്കിൽ, ഈ “ഒരു സ്റ്റിക്കർ, ഒരു സ്കാൻ” ബ്ലാക്ക് സാങ്കേതികവിദ്യ പരീക്ഷിച്ചുനോക്കൂ!